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Tudo o que você precisa saber sobre gestão de conformidade

A gestão de conformidade é um processo que ajuda as empresas a cumprirem seus requisitos legais, de segurança e regulatórios. Neste artigo você irá aprender tudo o que você precisa saber sobre gestão de conformidade. Continue lendo! 


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O que é a gestão de conformidade? 

A gestão de conformidade é um processo que abrange as responsabilidades de uma empresa, assegurando que os requisitos legais e regulamentares adequados sejam cumpridos. Essa série de práticas tem o objetivo de assegurar que as responsabilidades de conformidade sejam identificadas e tratadas de forma apropriada. 


Ainda, ela determina os papéis e responsabilidades relacionados à conformidade, de modo que todos compreendam o que se espera deles. Seu principal propósito é coordenar de maneira coesa e proativa todas as atividades relacionadas à conformidade. 


Gestão de Conformidade de TI 

A Gestão de Conformidade de TI garante que os sistemas, práticas e políticas de TI de uma empresa estejam alinhados com a estrutura geral de conformidade do negócio. Especialmente no que diz respeito ao Gerenciamento de Ativos de Software e ao Gerenciamento de Licenças de Software. Isso é especialmente importante para a segurança da informação, proteção de dados, resiliência cibernética e entrega de serviços de TI. 


Gestão de Riscos vs. Conformidade 

A falta de entendimento entre conformidade e gestão de riscos é comum, então, confira as diferenças entre os dois: 


Gestão de Conformidade: é um conjunto de práticas que asseguram que uma empresa esteja em conformidade com todas as leis, regulamentos, padrões da indústria e políticas internas. O intuito principal da Gestão de Conformidade é evitar penalidades legais, multas regulatórias e danos à reputação, assegurando que a empresa atue dentro dos limites estabelecidos por autoridades externas. 


Gestão de Riscos: é um conceito mais abrangente responsável pela identificação, avaliação, priorização e administração de riscos. Enquanto a conformidade é uma faceta integrante, a Gestão de Riscos vai além da conformidade, abordando uma variedade de riscos, incluindo aqueles de natureza operacional, financeira, estratégica e de reputação. 


Segurança vs. Conformidade  

Outro ponto para esclarecer é a diferença entre segurança e Gestão de Conformidade. Confira: 


Gestão de Conformidade: Gestão de Conformidade: é um conjunto de práticas que asseguram que uma empresa esteja em conformidade com todas as leis, regulamentos, padrões da indústria e políticas internas. Embora inclua tarefas relacionadas à segurança da TI, seu enfoque principal é resguardar a empresa contra exposição legal ou reputacional, garantindo o cumprimento de todos os requisitos legais e regulamentares. 


Gestão de Segurança da TI: Protege ativos digitais e informações contra acesso não autorizado, vulnerabilidades e ameaças. Faz parte da implementação de controles de segurança, avaliações de riscos e planos de resposta a incidentes de segurança para prevenir ataques cibernéticos e perda de dados. Enquanto a Gestão de Conformidade necessita adesão a regulamentos relacionados à segurança, a Gestão de Segurança da TI é uma disciplina mais ampla que se concentra em proteger de forma contínua a infraestrutura e os dados de uma empresa. 


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Por que a Gestão de Conformidade em TI é importante? 

A Gestão de Conformidade em TI é fundamental, pois mantém a integridade da empresa e de seus colaboradores. 


A conformidade em TI é crucial pelos seguintes motivos: 

  • Garante o cumprimento de requisitos legais e regulatórios - Muitos setores necessitam aderir a controles regulatórios e legais rigorosos, e a falta de conformidade pode resultar em consequências graves, incluindo multas, sanções, ações legais e danos à reputação. Essa prática auxilia as empresas navegarem por ambientes regulatórios complexos e a evitar penalidades dispendiosas; 

  • Preserva a integridade dos seus dados - Outra atividade essencial na Gestão de Conformidade é a proteção de dados e propriedade intelectual. Isso assegura que os dados estejam resguardados, diminuindo o risco de violações e os prejuízos financeiros, jurídicos e reputacionais associados; 

  • Fortalece a resistência cibernética - As atividades de conformidade em TI também complementam a resiliência cibernética, proporcionando uma estrutura organizada e um conjunto de práticas que contribuem para estabelecer uma base sólida para a segurança cibernética; 

  • Reforça práticas de Gestão de Riscos - Como mencionado, a Gestão de Conformidade em TI eficaz identifica e mitiga riscos associados à prestação de serviços de TI. Ao abordar proativamente vulnerabilidades e ameaças de maneira estruturada, as organizações reduzem a probabilidade de incidentes de segurança e interrupções nos serviços; 

  • Aprimora a experiência do cliente - Demonstrar conformidade com padrões de proteção de dados e segurança constrói confiança e credibilidade entre os clientes, tornando-os mais à vontade para utilizar seus serviços. 

  • Alcança vantagem competitiva - Uma prática sólida de conformidade pode conferir uma vantagem competitiva, e o comprometimento com as melhores práticas de conformidade em TI pode valorizar a reputação no mercado. Empresas que atendem ou superam os requisitos de conformidade podem acessar novos mercados e oportunidades que exigem adesão a regulamentações específicas, proporcionando uma vantagem competitiva sobre concorrentes não conformes; 

  • Reforça relacionamentos com fornecedores e parceiros - A Gestão de Conformidade se estende a fornecedores terceirizados e parceiros envolvidos nas operações de serviços de TI. É essencial garantir que as práticas de conformidade do fornecedor estejam alinhadas com os requisitos da sua organização para mitigar riscos. 

7 desafios da Gestão de Conformidade em TI 

Apesar da sua essencialidade, a Gestão de Conformidade em TI é um processo que pode ser bastante desafiador para as empresas. Confira 7 desafios da Gestão de Conformidade em TI. 

  

1. Falta de apoio - O respaldo da alta administração e de outros membros da equipe é imprescindível para o processo. Sendo assim, pergunte a si mesmo: caso a conformidade seja dispendiosa, qual será o impacto da não conformidade em sua empresa? 


2. Garantir a concordância de fornecedores terceirizados e parceiros – Geralmente as empresas dependem de fornecedores terceirizados para serviços de TI. Neste sentido, é necessário inclui-los neste documento. Isso deve ser incorporado em Acordos de Nível de Serviço (SLAs) e contratos subjacentes, de modo que as responsabilidades de conformidade de ambas as partes sejam registradas, acordadas e documentadas em âmbito contratual. 


3. Restrições de recursos - Manter a conformidade pode ser intensivo em recursos, exigindo pessoal dedicado, tecnologia e processos. 


4. Alterações nos requisitos - a regulamentação passa por mudanças constantes, com novas regulamentações sendo introduzidas e as existentes sendo atualizadas para lidar com ameaças cibernéticas em evolução. Desse modo, a conformidade em TI frequentemente envolve navegar por um intricado conjunto de regulamentações específicas do setor, padrões internacionais e leis. Manter-se atualizado com esses requisitos e garantir a conformidade em várias jurisdições pode ser desafiador sem o apoio adequado. 


5. Infraestruturas de TI complexas - À medida que a TI avança, a complexidade técnica também aumenta. A Gestão de Conformidade precisa considerar os desafios introduzidos pela computação em nuvem, trabalho remoto e Internet das Coisas. 


6. Silos empresariais - É comum as pessoas se concentrarem em suas áreas específicas, dificultando a aplicação consistente de processos de conformidade e podendo causar potenciais erros e retrabalho. 


7. Ameaças de segurança cibernética - Ataques cibernéticos estão praticamente sempre presentes em nossos ciclos de notícias; como mencionado, todos já ouvimos histórias assustadoras, então é crucial agir corretamente agora para evitar tornar-se um exemplo negativo no futuro. Sempre haverá pessoas com intenções maliciosas, então é essencial permanecer à frente delas revisando constantemente nossos protocolos de segurança e enfrentando proativamente novas ameaças. 


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O processo de Gestão de Conformidade em TI 

Alguns elementos essenciais da Gestão de Conformidade em TI são: 


1. Definir objetivos: A Gestão de Conformidade em TI deve compreender claramente as responsabilidades de conformidade regulatória da empresa para ser eficaz. Antes de qualquer outra ação, trabalhe com as equipes jurídica, de governança e de risco para identificar todas as regulamentações e padrões aplicáveis em nível organizacional. 


2. Designar funções e responsabilidades de conformidade: Pode ser útil codificar essas funções em um gráfico RACI para que todos saibam o que é esperado deles e nada seja esquecido. 


3. Estabelecer uma linha de base: Realizar uma análise abrangente de lacunas e uma avaliação de riscos ajudará a compreender o cenário de conformidade, identificar deficiências nos processos e prioridades, e como abordá-las. 


4. Criar processos e procedimentos: Isso promoverá a consistência na execução dos fluxos de trabalho de conformidade, permitindo demonstrar a auditores, reguladores e partes interessadas que a organização está cumprindo suas obrigações de conformidade. 


5. Utilizar um Sistema de Gestão de Conformidade: Um SGC oferece uma abordagem estruturada para revisar e atualizar políticas, comunicar-se com funcionários, manter trilhas de auditoria e comprovar a conformidade com padrões e regulamentações do setor. 


6. Treinar as equipes: Parece simples, mas é fácil esquecer que todos na organização são responsáveis pela conformidade, portanto, assegure-se de que tenham acesso ao treinamento adequado. 


7. Automatizar sempre que possível: A automação pode tornar as tarefas rotineiras mais eficientes, melhorar a coesão e reduzir o potencial de erros humanos, permitindo que as equipes de suporte se concentrem em outros aspectos da Gestão de Conformidade.  


8. Planejar auditorias: Ao se preparar para auditorias externas, é recomendável realizar primeiro uma auditoria interna para corrigir potenciais problemas e criar um plano de melhoria para descobertas significativas. Atividades-chave inclui definir cronograma e procedimentos de auditoria, identificar auditores, realizar auditorias nas linhas de base estabelecidas, gerar relatórios, gerenciar exceções e documentar lições aprendidas. 


9. Atualizar e verificar vulnerabilidades regularmente: O cenário de ameaças está em constante mudança, portanto, é crucial escanear regularmente o ambiente em busca de vulnerabilidades e corrigi-las. Integrar a Gestão de Patches às práticas de Autorização de Mudança permite que os patches sejam testados e implementados rapidamente no ambiente de produção, protegendo-o contra ameaças externas. 


10. Melhoria contínua: Dado que o cenário de conformidade está em constante evolução, é essencial incorporar atividades de melhoria contínua nas práticas para garantir que continuem a atender às necessidades do negócio. 


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