A Gestão de Ativos de TI - ITAM é o processo que administra, controla e protege os ativos de TI na empresa durante todo o seu ciclo de vida. Para simplificar esse processo, os Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) de Gestão de Ativos padronizam o processo de trabalho e aprimoram a experiência do usuário final.
A prática possui um escopo amplo e, embora tenha um impacto significativo, não pode depender exclusivamente da tecnologia ITAM; também necessita de pessoas adequadas e procedimentos sólidos para dar suporte.
Neste artigo vamos detalhar a documentação do SOP para ITAM e apresentar algumas ideias de como implementá-lo com o InvGate Insight. Além de disponibilizar o Manual do SOP de Gestão de Ativos de TI para download gratuito.
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O que é um Procedimento Operacional Padrão (SOP)?
Os SOPs são instruções detalhadas que explicam o passo a passo a serem seguidos para as atividades de gestão de ativos de TI. Os documentos que o contempla, garantem que as tarefas essenciais sejam registradas, padronizadas e compartilhadas com as partes envolvidas. Dessa forma, ajudam a garantir que suas práticas de ITAM sejam executadas de maneira eficiente e consistente.
Procedimento Operacional Padrão vs. Melhor Prática
Um ponto comum de dúvidas e que gera confusão é relação às distinções entre SOPs e melhores práticas. Neste sentido, podemos esclarecer que os SOPs fornecem um conjunto estruturado de etapas repetíveis para oferecer um processo ou resultado específico, enquanto a documentação de melhores práticas faz recomendações sem ser prescritiva.
Sendo assim, o SOP sinaliza aos profissionais de ITAM como realizar um determinado processo específico, de forma bem detalhada. Já uma melhor prática diz aos profissionais o que devem fazer para gerenciar, controlar e proteger seus ambientes de TI de maneira eficaz. Representa uma abordagem recomendada em um nível mais alto.
SOP vs. Política
O segundo ponto comum de dúvida é a diferença entre SOPs e documentação de políticas. Semelhante ao primeiro ponto, o SOPs define instruções específicas para realizar atividades de ITAM e é projetado para ser utilizado por colegas que realizam essas tarefas como parte de sua rotina. Já o documento de política discorre as diretrizes de alto nível, requisitos regulatórios e de conformidade, e governança a serem utilizados por todas as partes interessadas na prática de ITAM.
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Vantagens do Procedimento Operacional Padrão (SOP) para Gerenciamento de Ativos de TI:
Confira 8 vantagens que as empresas têm ao implementar um SOP para o Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM):
1 - Aprimoramento da Uniformidade: Os SOPs asseguram que os processos de ITAM sejam realizados de forma uniforme na empresa. Eles proporcionam uma abordagem padronizada para aquisição, teste, implementação, manutenção, administração e descarte de ativos de TI;
2 - Aumento da Eficiência: Os documentos também otimizam as atividades de ITAM, detalhando de maneira clara cada etapa e definindo funções e responsabilidades. Isso torna os processos mais enxutos e eficazes, diminuindo o risco de erros, duplicação e retrabalho;
3 - Apoio para Governança, Risco e Conformidade (GRC): O ITAM envolve a conformidade com requisitos legais e regulatórios, como acordos de licenciamento, contratos de suporte e regulamentações de proteção de dados. Os SOPs respaldam esses requisitos e ajuda as empresas a atenderem às suas exigências de governança e conformidade, reduzindo o risco de danos legais, financeiros e de reputação decorrentes de falhas de conformidade;
4 - Apoio para Segurança da TI: Os SOPs também auxiliam as empresas a administrarem e protegerem ativos sensíveis de forma eficiente, reduzindo o risco de perda acidental de ativos sensíveis, violações de dados ou acesso não autorizado;
5 - Desempenho Aprimorado em Auditorias: A ausência de documentação pode ser um sinal de alerta para auditores. Uma prática de ITAM bem documentada, demonstra sua eficiência e conformidade. Os SOPs garantem que os processos corretos sejam seguidos, proporcionando uma trilha de auditoria clara e transparente, prova de propriedade e licenciamento apropriado, sustentando resultados positivos e um desempenho aprimorado em auditorias;
6 - Apoio para Gestão do Conhecimento: Outra contribuição dos SOPs é para a função de Gestão do Conhecimento, capturando a experiência dos profissionais e compartilhando-a com a equipe. Isso reduzirá o risco de perda de conhecimento quando os profissionais mudarem de função e intensificará a colaboração ao compartilhar conhecimento, experiência e melhores práticas;
7 - Redução de Custos: Otimizar a utilização de ativos, identificar oportunidades de economia de custos e evitar compras duplicadas, economizando tempo, esforço e custos associados a multas por não conformidade também é papel dos SOPs;
8 - Melhoria Contínua: Por fim, um ciclo regular de revisão garantirá que os SOPs permaneçam alinhados com os resultados comerciais e incorporem novas melhores práticas e alterações no ambiente empresarial.
Como elaborar um Manual de Procedimentos Operacionais Padrão (POP) para a Gestão de Ativos de TI?
Ao produzir um POP para Gestão de Ativos de TI em sua empresa, vale considerar os seguintes passos:
1 – Defina o formato: verifique se a sua empresa já possui um modelo corporativo estabelecido para documentação antes de começar a criar o material. Caso positivo, siga-o para os POPs, garantindo a conformidade com a identidade visual;
2 - Consulte as equipes técnicas sobre as áreas envolvidas: As equipes técnicas lidam diariamente com ativos de TI, sendo as mais indicadas para aconselhar sobre quais POPs são necessários e quais atividades precisam ser registradas;
3 - Estabeleça metas de processo claras: Saiba comunicar de forma clara e precisa, assim todos compreenderão qual é o propósito do POP;
4 – Construa uma lista de todos os componentes necessários: Para que o POP seja seguido corretamente, é necessário considerar todos os pré-requisitos e componentes;
5- Facilite a sua adaptação: Ao escrever o POP, principalmente nos primeiros que você criar, faça-o em formato de esboço para facilitar alterações posteriormente;
6 - Solicite uma revisão dos profissionais envolvidos: Isso ajudará a garantir que tudo esteja conforme o esperado, que todas as atividades-chave sejam registradas e que todos os passos estejam na ordem correta. Após a revisão técnica, faça as alterações necessárias;
7 – Compartilhe com a equipe: Publique o POP em seu sistema ou portal de Gestão do Conhecimento para facilitar o acesso e uso;
8 - Defina a periodicidade de revisão: Para ser eficaz, o POP precisa permanecer atualizado.
Os três momentos mais comuns em que um POP é necessário durante o ciclo de vida da Gestão de Ativos de TI são no início, na transição e no descarte do mesmo. Suas equipes de suporte técnico e de hardware já podem ter listas de verificação ou outros guias para essas partes do processo. Isso ocorre por dois motivos:
- Garantir que nenhum passo seja esquecido durante essas transições complexas;
- Documentar os passos para referência e análise futuras.
Após a conclusão desses períodos de transição, as equipes carregarão o POP concluído no registro de ativos no InvGate Insight. Este documento então permanece com o ativo ao longo de sua jornada.
Outro documento importante durante o ciclo de vida de um evento é um documento de destruição ou transferência de propriedade. A criação desses documentos também é fácil de fazer, assinar e carregar no registro de ativos.
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Os sete componentes do SOP de Gerenciamento de Ativos de TI
O modelo é organizado da seguinte forma:
Página de título: apresenta o SOP e mostra os logotipos;
Controle do documento: tabela enxuta que mostra o histórico do documento, as datas e detalhes de quaisquer alterações;
Sumário: enumera todos os títulos no procedimento e traz hyperlinks para facilitar a navegação no documento;
Âmbito: explica o que o SOP trará e quaisquer parâmetros operacionais que precisam ser destacados;
Introdução à prática de ITAM: oferece ao leitor uma breve visão geral da prática e para que serve a ferramenta de ITAM;
Procedimento: conteúdo real do SOP;
Leitura adicional: qualquer documentação de apoio ou processos vinculados, como políticas de segurança, finanças e ambientais.
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Como usar o exemplo de SOP de Gerenciamento de Ativos de TI?
O SOP deve ser empregado por profissionais de ITAM ao atualizar o banco de dados de ativos de TI. Ao seguir os SOPs, tenha em mente o seguinte:
SOPs são elaborados para dar suporte a atividades práticas essenciais, portanto, colabore com sua equipe de suporte para compreender o que são e, em seguida, organize seus esforços de documentação de acordo com as prioridades;
Defina funções e responsabilidades de maneira clara em seus SOPs, para que todos saibam quem é responsável por cada aspecto ao realizar a atividade;
Integre ciclos de feedback em suas revisões de SOP, para que seus SOPs continuem a se desenvolver e aprimorar ao longo do tempo.
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Resultado final
A adoção de SOPs em sua estratégia de ITAM pode ter um impacto expressivo na eficiência e uniformidade de seus processos, ao padronizar tarefas rotineiras e repetitivas. Alguns exemplos comuns disso incluem a atualização do banco de dados de ativos, o acompanhamento de ativos ao longo de seu ciclo de vida e a preparação para auditorias.
Com diretrizes estabelecidas, tudo o que você precisa fazer é integrá-las à sua solução de ITAM para que estejam disponíveis e acessíveis a todos os membros da equipe. E, como demonstrado, realizar essa integração com o InvGate Insight é descomplicado.
Caso tenha interesse em aprimorar sua Gestão de Ativos de TI, você pode agendar um teste gratuito conosco!