Em um cenário mercadológico dinâmico e sustentado por inovação, a gestão eficiente dos ativos de TI é um dos pilares que sustenta o sucesso empresarial. Em 2024, a transformação digital não é mais uma opção, mas uma necessidade urgente. Empresas que buscam não apenas sobreviver, mas prosperar, enfrentam o desafio de transitar do caos à ordem na gestão de seus ativos de TI. Este artigo explora estratégias, desafios e ferramentas para orientar as empresas nessa jornada de aprendizado e excelência em gestão de ativos de TI.
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O Que é Gestão de Ativos de TI?
Antes de adentrarmos no assunto em questão, vamos dar um passo para trás e entender o real conceito do que é gestão de ativos de TI.
A gestão de ativos de TI é uma abordagem estratégica que tem o objetivo otimizar o ciclo de vida dos ativos tecnológicos em uma empresa. Nela está englobada a coordenação eficaz de recursos, processos e informações relacionadas a hardwares, softwares, redes e outros componentes indispensáveis de TI.
Em uma época em que a tecnologia desempenha um papel central nos processos de negócios, a gestão de ativos de TI torna-se vital para garantir que as empresas alcancem seus objetivos de forma eficiente, econômica e alinhada às estratégias corporativas.
Desde a aquisição até o descarte do ativo de TI, a gestão de ativos de TI tem a missão de promover visibilidade completa sobre o mesmo, promovendo o controle, a conformidade regulatória e a tomada de decisões informadas. A abordagem proativa não apenas diminui os riscos operacionais, mas também impulsiona a produtividade, a segurança e a eficiência dos recursos de TI. Em resumo, a gestão de ativos de TI é a bússola que orienta as empresas em sua jornada para extrair o máximo valor de seus investimentos tecnológicos.
Importância da Gestão de Ativos de TI: Desvendando os 10 Pilares Fundamentais
Como vimos, a gestão de ativos de TI vai muito além da função operacional, atuando como uma peça-chave na estratégia da empresa. Sua importância estratégica é evidenciada por suas vantagens. Vamos explorar a importância da gestão de ativos de TI, desvendando os 10 pilares fundamentais:
1 - Otimização de Custos: A gestão eficaz de ativos de TI proporciona a identificação e eliminação de redundâncias, evitando gastos desnecessários e otimizando o investimento dos recursos;
2 - Alinhamento com Objetivos de Negócios: Ao mapear os ativos de TI em relação aos seus objetivos, a empresa pode garantir que sua infraestrutura de TI esteja alinhada com as metas, impulsionando a inovação e a competitividade;
3 - Minimização de Riscos e Impactos: A gestão de ativos TI também diminui os riscos operacionais, dando a certeza de que todos os recursos estejam em conformidade com normas, regulamentações e políticas internas, minimizando falhas e impactos negativos;
4 - Suporte à Tomada de Decisões: A visibilidade total do inventário de ativos de TI proporciona dados estratégicos para a tomada de decisões informadas, permitindo que sejam priorizados investimentos, identificadas as lacunas e antecipadas as demandas futuras;
5 - Eficiência Operacional: O monitoramento proativo dos ativos de TI otimiza o desempenho operacional, diminuindo tempo de inatividade, melhorando a produtividade da equipe e fortalecendo a continuidade das operações;
6 - Segurança Cibernética: Outro aspecto em que a gestão de ativos de TI contribui é para a segurança cibernética, pois assegura que todas as ferramentas e softwares estejam atualizados, fortalecendo as defesas contra ameaças digitais e protegendo os dados corporativos;
7 - Agilidade nas Respostas: Ao antecipar a necessidade de atualizações ou substituições de ativos de TI, a empresa ganha agilidade para responder às mudanças;
8 - Sustentabilidade Ambiental: A identificação e o descarte adequado de ativos de TI obsoletos contribuem para práticas sustentáveis, reduzindo o impacto ambiental e fortalecendo a responsabilidade social;
9 - Melhoria Contínua: A análise constante do desempenho dos ativos de TI gera insights para melhorias contínuas nos processos, na infraestrutura e na utilização eficiente dos recursos de TI;
10 - Resiliência Empresarial: Em situações de crises ou eventos inesperados, a gestão de ativos de TI colabora para a resiliência empresarial, proporcionando a estabilidade e a rápida recuperação das operações.
Esses 10 pilares evidenciam que a gestão de ativos de TI vai muito além do operacional, permeando os aspectos estratégicos que impulsionam o sucesso e a sustentabilidade das empresas.
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9 tendências em ITAM para 2024:
1 - Precisão no Básico do ITAM
No ano passado, o direcionamento do setor estava na formalização das práticas do ITAM. Em 2024, as empresas devem ir além, garantindo que, junto com a formalização, os fundamentos básicos sejam cumpridos de maneira precisa. Isso envolve aspectos multidimensionais, como pessoas, processos e tecnologia. Ter as pessoas certas para as tarefas do ITAM é um fator decisivo, não apenas em termos de habilidades, mas também de dedicação necessária.
Quando falamos de processos e tecnologia, existem "must-haves" gerais e específicos que não podem ser negligenciados. Os "must-haves" incluem processos formalizados, documentados e habilitados por tecnologia, incluindo recursos de inteligência artificial (IA). Dentre as responsabilidades essenciais do ITAM estão a descoberta de ativos, gestão de estoques, ciclo de vida dos ativos, gestão de licenças de software e muito mais.
2 - Compreensão da Complexidade da TI na Gestão de Ativos
O ITAM sempre foi desafiador, principalmente sem ferramentas adequadas. O aumento da complexidade nos negócios, tecnologia e mudanças no local de trabalho ampliam esse desafio. Fatores como políticas de serviços terceirizados, dispositivos pessoais dos funcionários (BYOD) e trabalho remoto adicionam complexidade à gestão de ativos de hardware e software. Para lidar com isso, é importante ter ferramentas específicas que ofereçam uma visão consolidada dos ativos de TI.
3 - Foco na Gestão de Ativos em Nuvem
A combinação de thin clients e ambientes em nuvem para facilitar o trabalho remoto destaca a importância da gestão de ativos na nuvem, de acordo com David Foxen.
Por exemplo, pode surgir uma demanda de ITAM relacionada à identificação, catalogação e categorização de ativos na nuvem. É provável que surja a necessidade de um gerenciamento financeiro específico e otimização associados à nuvem, onde o dimensionamento automático não representa a única abordagem para otimizar os gastos nesse ambiente.
Isso abrange as Operações Financeiras em Nuvem, também conhecidas como FinOps, uma prática cultural e modelo operacional que introduz responsabilidade financeira e Gestão de Custos no cenário de despesas variáveis da computação em nuvem. Essa abordagem auxilia as organizações na harmonização e sincronização de suas equipes de TI, Finanças e Negócios, proporcionando um controle mais eficaz e otimização dos custos associados à nuvem.
4 - Aumento das Auditorias de Fornecedores de Software
A complexidade crescente do ITAM e a incerteza financeira pós-pandemia resultam em um aumento contínuo nas auditorias de fornecedores de software. Para estar apto, é essencial dominar os princípios do gerenciamento de ativos de software, realizar auditorias internas regulares, manter comunicação aberta com fornecedores e preparar-se adequadamente para auditorias.
5 - Direcionamento para Otimização de Ativos
Além da conformidade, a otimização de todos os tipos de ativos se torna crucial. Isso envolve administração estratégica para melhorar eficiência, reduzir custos, melhorar o desempenho e prolongar a vida útil. A demanda por otimização é impulsionada por fatores como redução de custos, minimização de exposição financeira e visibilidade econômica eficiente dos ativos de TI.
6. Utilização Crescente de Recursos de ITAM com IA
O ITAM pode se beneficiar muito da IA.
Exemplos de casos de uso de IA no ITAM:
Automatização da atualização de inventários de ativos de TI;
Identificação de discrepâncias ou anomalias nos dados de ativos de TI;
Análise de dados históricos para prever necessidades e tendências futuras de ativos de TI;
Previsão de quando os ativos podem demandar manutenção ou substituição para promover uma abordagem ITAM proativa;
Análise de padrões de uso para garantir a otimização dos recursos de TI;
Identificação de potenciais ameaças à segurança dos ativos de TI, incluindo avaliações de vulnerabilidades;
Análise de grandes volumes de dados de ativos para aprimorar as decisões estratégicas de ITAM;
Modelagem de diferentes cenários para avaliar o impacto de várias estratégias de ITAM;
Automatização do monitoramento de licenças de software para garantir conformidade;
Automatização de processos de fluxo de trabalho ITAM.
7 - Foco na Experiência do Colaborador
O ITAM também é relevante no aprimoramento da experiência e produtividade dos colaboradores, garantindo acesso eficiente a recursos e tecnologias necessárias. Isso inclui suporte para hardware, software e serviços, considerando as necessidades dos colaboradores remotos.
8 - Atendimento às Necessidades do Enterprise Service Management
Estender o ITAM a outras áreas de negócios, especialmente quando adotando o Enterprise Service Management, valoriza os ativos de TI. O ITAM é frequentemente compartilhado em abordagens de Service Management, sendo vital para áreas como Recursos Humanos e Instalações.
9 - Papel do ITAM em Iniciativas Corporativas de Sustentabilidade
A conexão entre ITAM e sustentabilidade é essencial. Práticas como melhoria da eficiência energética, suporte à transição para serviços em nuvem sustentáveis e priorização de fornecedores sustentáveis são fundamentais para iniciativas de sustentabilidade. O ITAM desempenha um papel significativo em alcançar metas ambientais, como descarte responsável e prolongamento da vida útil do hardware.
Do Caos à Ordem: Como Ter o Controle dos seus Ativos de TI em 2024
Se você identifica alguma das suas dores com a gestão de ativos de TI ao responder as perguntas...:
Você tem visibilidade total de todos os ativos de TI em sua organização?
Como você lida com a atualização precisa do inventário de ativos sem um sistema centralizado?
Quão fácil é rastrear e identificar cada ativo em sua organização?
Como sua organização lida com problemas de conformidade sem uma gestão eficaz de ativos?
Está seguro contra ameaças de segurança, considerando a falta de controle sobre todos os dispositivos e softwares?
Você tem controle total sobre os custos de ativos, evitando despesas desnecessárias?
Como se prepara para auditorias sem um sistema adequado, evitando penalidades?
Sua organização enfrenta operações ineficientes devido à falta de monitoramento e otimização?
Como planeja e executa efetivamente a recuperação de desastres sem uma compreensão clara dos ativos?
Como garante a eficiência na manutenção preventiva sem uma visão consolidada dos ativos?
Como alinha os investimentos em TI aos objetivos organizacionais sem uma gestão eficaz de ativos?
Você otimiza as renovações automáticas de contratos de software e hardware?
Quanto tempo é perdido na solução de problemas devido à falta de visibilidade?
Como evita a subutilização e desperdício de recursos valiosos sem um rastreamento efetivo?
Quão eficientemente implementa atualizações e patches sem uma gestão adequada de ativos?
Como lida com a negociação com fornecedores sem informações precisas sobre ativos?
Você evita o excesso de licenciamento, controlando efetivamente as licenças de software?
Como a falta de gestão eficaz de ativos afeta a produtividade dos usuários finais?
Quão rapidamente sua organização responde a incidentes de segurança ou interrupções operacionais?
Como a gestão ineficaz de ativos impacta a capacidade de investir em inovações tecnológicas cruciais?
... sinto dizer que você está vivendo o caos da gestão de ativos de TI.
Mas calma, temos a solução para ir do caos à ordem na gestão de ativos de TI.
10 Dicas de Como Ir do Caos à Ordem na Gestão de Ativos de TI:
1 – Implemente uma Ferramenta de Gestão de Ativos de TI
O controle manual, além de obsoleto, nunca irá tirá-lo do caos da gestão de ativos de TI. É fundamental adotar uma plataforma dedicada para rastrear e gerenciar todos os ativos de TI de forma centralizada. Isso proporciona visibilidade e controle eficientes sobre o inventário.
2 - Padronize os Processos
A padronização dos processos de aquisição, implementação e retirada de ativos de TI em toda a empresa baseados nas informações da ferramenta de gestão é crucial. Isso garante consistência e eficiência operacional.
3 – Crie um Inventário Detalhado
Manter um inventário completo e detalhado de todos os ativos de TI, incluindo hardware, software e dados, é essencial para uma gestão eficaz e tomada de decisões informada.
4 - Estabeleça Políticas de Segurança
Definir e implementar políticas de segurança robustas é fundamental para proteger ativos de TI contra ameaças cibernéticas. Isso inclui medidas para prevenção, detecção e resposta a incidentes.
5 – Realize Auditorias Regulares
Auditorias regulares são necessárias para garantir conformidade, eficiência e segurança dos ativos de TI. Elas ajudam a identificar e corrigir possíveis desvios e riscos.
6 – Adote uma Abordagem Baseada em Riscos
Uma abordagem baseada em riscos na gestão de ativos foca nos ativos mais críticos e vulneráveis, priorizando esforços para proteger o que é mais importante para a organização.
7 - Integre com Processos de TI
Integrar a gestão de ativos aos processos mais amplos de gerenciamento de serviços de TI assegura uma abordagem coesa, alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.
8 - Treine e Conscientize os Colaboradores
É crucial oferecer treinamento regular aos colaboradores sobre a importância da gestão de ativos e promover boas práticas de utilização para garantir a segurança e eficiência.
9 – Automatize as Atividades Repetitivas
Automatizar atividades relacionadas à gestão de ativos é uma estratégia eficaz para aumentar a eficiência operacional e reduzir erros humanos.
10 – Realize Avaliações e Melhorias Contínuas
Realizar avaliações periódicas é fundamental para identificar oportunidades de otimização na gestão de ativos de TI, garantindo que os processos estejam alinhados às melhores práticas e às mudanças nas necessidades da empresa.
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