O inventário de ativos de TI é uma peça-chave para a organização e a gestão de hardware e software de TI em uma empresa. Ele deve estar na base da estratégia de gerenciamento de ativos de TI (ITAM), uma vez que a sua unificação possibilita a realização das demais etapas do ITAM e o alcance de sucesso a longo prazo.
O gerenciamento de ativos de TI não é uma tarefa isolada. Trata-se de uma tomada contínua de decisões direcionadas e informadas para manter um registro atualizado, monitorar a rede e tomar decisões assertivas. Além disso, seguindo sempre as melhores práticas.
Neste artigo, você vai compreender um pouco mais sobre a gestão de ativos de TI, entendendo o que é, qual o seu escopo e quais são as melhores práticas. Além de conhecer mais sobre o Invgate Insight. Continue lendo!
O que é um inventário de ativos de TI?
O inventário de ativos de TI é o processo de identificar, rastrear e gerenciar todos os ativos de hardware e software que a empresa possui e/ou disponibiliza. Isso engloba servidores, notebooks, computadores, celulares, impressoras, dispositivos de rede, licenças de software e outros itens relacionados à tecnologia que fazem parte da infraestrutura de TI.
Contudo, o inventário de ativos de TI não se restringe somente a identificação dos mesmos, mas também a administração deles durante todo o ciclo de vida, desde a aquisição até a desativação.
O seu objetivo principal é manter um registro abrangente e atualizado de todos os ativos de TI de uma empresa. Com isso, a empresa terá um ITAM mais eficiente, colaborando para a otimização dos investimentos em TI e reduzindo os custos associados a compras de equipamentos desnecessários, licenças de software, manutenção e suporte.
5 benefícios de investir em um inventário de ativos de TI
Qual a importância de um inventário de ativos de TI? A resposta é: tê-lo é essencial para o gerenciamento das suas tecnologias. É quase inexistente uma empresa que não tenha, em nenhum nível, alguma tecnologia em suas operações. Sendo assim, o processo se torna indispensável em todas as empresas.
Podemos destacar 5 benefícios de investir em um inventário de ativos de TI:
Economia de custos: ter uma visão clara do que a empresa tem de tecnologia, o estágio de vida e a validade, permitem investimentos muito mais assertivos, o que promove mais economia.
Mais qualidade na utilização dos ativos: poder administrar e direcionar melhor os ativos, já que terá uma compreensão profunda da utilização de cada um.
Aumento da segurança: identificar com mais clareza potenciais riscos de segurança, como software desatualizado ou dispositivos não autorizados, e adotar medidas adequadas para corrigi-los.
Conformidade: mais facilidade para atender aos requisitos regulatórios, se preparar para auditorias e evitar possíveis prejuízos por não conformidade.
Tomada de decisões mais assertivas: ter acesso a indicadores importantes que possibilita a tomada de decisões informadas. Por exemplo, ao analisar dados de utilização, a empresa pode tomar decisões baseadas em dados sobre quando aposentar ativos, atualizar equipamentos ou adquirir novas licenças de software.
Elementos de um inventário de ativos de TI
Agora que você entende o que é um inventário de ativos de TI e quais os seus benefícios, abordaremos os elementos que integram um inventário eficaz.
Geralmente, ele é composto por quatro componentes principais: Gerenciamento de Ativos de Hardware, Gerenciamento de Ativos de Software, ativos baseados em nuvem e ativos de dados.
Gerenciamento de ativos de hardware
O gerenciamento de ativos de hardware realiza o rastreamento de todos os ativos financeiros de TI da empresa, como computadores, celulares, notebooks, servidores, periféricos e equipamentos de rede.
As principais informações que o inventário de ativos de hardware deve conter são: marca e modelo, número de série, dados de compra, informações de garantia e localização. Também pode incluir detalhes adicionais, como especificações, configurações e histórico de uso.
Gerenciamento de ativos de software
Já o gerenciamento de ativos de software tem a função de monitorar todos os ativos de software em da empresa. Por exemplo, licenças, assinaturas e serviços baseados na nuvem.
As principais informações que o inventário de ativos de software deve conter são: nome do software, versão, fornecedor, tipo de licença, chave de licença e dados de vencimento. Além disso, pode guardar informações sobre o número de instalações e uso, garantindo que a organização esteja em conformidade com os acordos de licença.
Ativos de dados
Ativos de dados englobam qualquer entidade que contenha informações, envolvendo a proteção contra vazamentos e ameaças cibernéticas. Também assegura a conformidade com regulamentações relacionadas a dados. Isso pode auxiliar no atendimento aos requisitos de normas como a ISO 27001.
Ativos em nuvem
Ativos na nuvem englobam todos os serviços hospedados na nuvem que a empresa utiliza, como por exemplo software como serviço (SaaS), plataforma como serviço (PaaS) e infraestrutura como serviço (IaaS).
Melhores práticas de gerenciamento de inventário de ativos de TI
Adotar algumas práticas recomendadas, garantirão que a empresa aproveite ao máximo um sistema de gerenciamento de inventário de ativos de TI. Então, confira as principais recomendações:
1. Defina o que são ativos na sua empresa
O primeiro passo para que a sua estratégia de gerenciamento de ativos de TI seja eficaz é definir exatamente os seus ativos. Delimite as categorias de ativos, de forma que não fique nenhum espaço para dúvidas (com destaque para os ativos fixos). Isso também auxiliará na escolha do sistema de gerenciamento de inventário.
Essa atitude permite que as operações não sejam comprometidas com a shadow IT. Também torna mais eficaz adotar uma postura proativa em contraposição a uma abordagem reativa com o rastreamento.
Podemos definir os ativos de três maneiras:
Individualmente;
Como parte de um "sistema de sistemas" mais amplo, repleto de interconexões e relacionamentos complexos. Exemplos disso incluem linhas de produção e sistemas de instalações;
Como parte de um portfólio de ativos, que pode englobar desde imóveis até infraestrutura municipal. Muitos desses ativos são considerados fixos e costumam ser financeiros.
E poder contar com as funcionalidades de um software de gestão de ativos como o Invgate Insight pode fazer a diferença na rotina.
2. Esteja atento aos dados
O processo de migração dos dados pode ser demorado. Mas é imprescindível que seja feito com muita atenção e cuidado. O indicado é sempre iniciar do zero.
A inconsciência das informações é um dos principais problemas quando falamos de dados importados. Um exemplo comum é a abundância de nomes de produtos repetidos ou ativos gêmeos.
Mas e se você não iniciar do zero, é necessário reservar um tempo para a análise detalhada de cada item.
Por isso, vale destacar que entendemos o quanto isso pode ser tedioso, e é por isso que o Invgate Insight cuida da normalização de dados automaticamente.
3. Perceba como uma medida economizadora de custos
O inventário de TI e o gerenciamento de ativos não são um custo extra ou um luxo para a empresa, mas sim, um investimento. Negligenciar essa área fará com que você continue retendo problemas e gastos desnecessários.
Como é possível perceber, não se trata apenas de acompanhar os detalhes por uma questão de formalidade. É sobre maximizar a eficiência e a produção, fazer escolhas específicas e, em última instância, tomar decisões mais assertivas.
4. Considere o rastreamento de ativos
Especialmente quando se trata de investimentos financeiros, não se pode simplesmente ignorar informações cruciais, como a localização física. Sendo assim, o primeiro passo é considerar a criação de um repositório central de ativos. Após, investir no rastreamento para garantir que cada ativo esteja no lugar certo e seja usado pelas propriedades apropriadas.
Embora isso seja relativamente simples de fazer com ativos de TI, torna-se mais desafiador quando se lida com ativos financeiros. Recursos como códigos QR, etiquetas de código de barras escaneáveis, RFID, BLE (Bluetooth de baixa energia) e GPS podem ajudar a garantir que você saiba a localização de tudo o tempo todo.
Combine isso com o repositório de ativos e os registros de ativos correspondentes, e você terá muito mais controle sobre tudo.
5. Mantenha seus dados de inventário atualizados
Ter tudo atualizado é o que garante a qualidade dos seus dados. Por isso, é essencial ter um sistema que garanta atualizações regulares e a manutenção de seus dados de inventário de ativos.
Você pode definir um cronograma regular de revisão, semanal ou mensal, para verificar e atualizar os dados de inventário. Além disso, com a ferramenta abordada, é possível automatizar certas tarefas para simplificar o processo de atualização e reduzir a probabilidade de erros humanos. Com ferramentas de descoberta eficiente e automação, seu sistema de gerenciamento de inventário de ativos pode se manter atualizado e preciso, fornecendo as informações necessárias para tomada de decisões.
4 recursos essenciais do software de inventário de ativos de TI
Ter uma ferramenta eficiente para apoiar é tão necessário quanto entender a importância do inventário de ativos de TI. Neste sentido, ao iniciar a busca, alguns pontos são importantes. Confira 4 recursos para buscar em um software de inventário de ativos de TI:
Automação do processo de estoque;
Banco de dados centralizado;
Alerta de monitoramento dos ativos de TI;
Relatórios e análises precisas.
Invgate Insight
O Invgate Insight é a solução intuitiva para o gerenciamento de ativos de TI e inventário. Oferece uma plataforma completa que simplifica o rastreamento e a gestão de ativos, desde equipamentos de TI até licenças de software e serviços baseados na nuvem. Sua capacidade de descoberta automatizada, combinada com a normalização de dados, torna a manutenção de um inventário preciso e atualizado uma tarefa simples. Nela, você encontra os 4 recursos essenciais mencionados no tópico anterior e muitos outros. Desta forma, você pode tomar decisões informadas, otimização de recursos e planejamento o sucesso da empresa a longo prazo.