A tecnologia vem transformando a rotina das empresas com soluções cada vez mais práticas e ágeis. Essa otimização potencializou-se principalmente no período da pandemia, que acelerou o processo, e tende a ficar.
Uma das praticidades é a documentação digital, que deixou de colaborar somente na fase inicial - elaboração para impressão - e passou a integrar todas as etapas - elaboração, conferência, ajuste e assinatura – tudo com validade legal e com muito mais segurança.
Neste artigo vamos falar sobre como a assinatura digital pode colaborar com a gestão de dados da sua empresa.
O que é uma assinatura digital?
A assinatura digital é como se fosse uma identidade no universo virtual. Por meio dela é possível assinar documentos digitais com tecnologia capaz de identificar seu emissor. O processo utiliza criptografia para conferir maior segurança e integridade na emissão de documentos eletrônicos.
Com a acelerada migração dos documentos para o digital, novas ferramentas e recursos tecnológicos estão surgindo para tornar cada vez mais eficiente e seguro a assinatura digital.
E essa forma de assinatura é legal desde 2001, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP Brasil, que passou a conferi-la validade jurídica em todo o território nacional. Sendo assim, a assinatura digital tem a mesma validade que as assinaturas manuscritas para contratos, registros e outros conteúdos que antes existiam apenas em papel.
Como as assinaturas digitais podem colaborar com a resolução dos problemas de gestão de segurança de dados em documentos?
Com a exigência de haver a integração da assinatura a um certificado criptografado, que seja emitido por uma Autoridade Certificadora, há a preservação da identidade do usuário, a proteção das informações e a autenticidade do documento, o que ajuda também a prevenir fraudes.
Já quando se trata da utilização de documentos impressos incorre no risco de perda e de diferentes danos causados por sujeiras, rasuras e até mesmo pela ação do tempo. O que não ocorre no ambiente digital.
Cuidados para que as assinaturas digitais sejam juridicamente válidas
Mesmo que sejam legais, as assinaturas digitais devem seguir alguns cuidados para que não haja o risco de serem descredibilizadas e os documentos invalidados.
Para que uma assinatura digital esteja de acordo com as normas do direito e da justiça, ela não pode ter pontos fracos em relação a:
Segurança
O sistema de assinatura eletrônica deve ser fortalecido com protocolos de segurança de alto nível e autenticações multifatoriais para garantir que documentos e registros de auditoria nunca sejam adulterados ou acessados por partes não autorizadas.
Registros de auditoria
Os logs de auditoria com carimbo de data/hora possibilitam que todos os envolvidos tenham acesso aos registros de criação, visualização e assinatura, dando mais credibilidade.
Autenticação
Quanto mais um documento digital puder ser autenticado, maior será a probabilidade de ter validade legal. Claro que, é necessário utilizar na medida certa para não acabar tornando-o inacessível.
Portanto, uma saída é utilizar diferentes fatores, como autenticação biométrica, logs de auditoria e certificados de assinatura.
Como o Adobe Acrobat Sign pode lhe ajudar
O Adobe Acrobat Sign é um serviço de assinatura digital baseado em nuvem que permite ao usuário enviar, assinar, rastrear e gerenciar processos de assinatura.
Assinaturas digitais com certificados digitais emitidos por fornecedores terceirizados ajudam você a cumprir as regulamentações no mundo todo.
Sua assinatura digital e o documento PDF assinado são vinculados por criptografia e protegidos com um selo inviolável.
Use sua identidade digital única para validar facilmente suas credenciais e autorizar sua assinatura quando você assinar digitalmente.
A validação da assinatura digital requer renovação. O documento assinado e a assinatura digital foram projetados para revalidação em pelo menos 10 anos.
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