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7 passos para desenvolver uma estratégia eficiente de gerenciamento de ativos e TI

O intuito do IT Asset Management (ITAM) é acompanhar os ativos de TI durante todo o ciclo de vida. Para que ele seja bem-sucedido, é necessário traçar um plano de desenvolvimento assertivo. Para isso, a dica é seguir 7 passos para desenvolver uma estratégia eficiente de gerenciamento de ativos e TI


Descubra neste conteúdo como criar um plano ITAM eficaz seguindo as práticas recomendadas.


Por que você deve traçar uma estratégia de ITAM? 

Entenda porque o gerenciamento de ativos deTI é importante para a sua empresa:


  • Maior eficiência de custos: com a visão clara de todo o processo, é possível economizar e prever os custos antecipadamente; 

  • Mais transparência e responsabilização: o rastreamento possibilita a localização dos equipamentos e evita o extravio dos mesmos; 

  • Aumento da segurança e resiliência cibernética: ajuda a identificar riscos de segurança e vulnerabilidades em sua infraestrutura de TI; 

  • Melhor tomada de decisão: com informações atualizadas e precisas, é viável tomar decisões mais informadas sobre o destino dos equipamentos; 

  • Elevação da conformidade: garante a conformidade com os regulamentos do setor e as políticas internas; 

  • Redução do tempo de inatividade: possibilita a identificação proativa de possíveis problemas com ativos de TI e resolvê-los antes que causem incidentes, tempo de inatividade ou outras interrupções de serviço; 

  • Crescimento da agilidade: ao ter uma visão que permite maior compreensão, as mudanças para tornar processos mais ágeis é muito mais embasada.  


7 passos para criar uma estratégia de Gestão de Ativos de TI 

Confira o passo a passo para desenvolver uma estratégia de gerenciamento de Ativos de TI: 


1-Antes de tudo, estabeleça os seus objetivos 


Liste em um papel o que você deseja conquistar. Qual é a missão principal? Garantir que suas licenças sejam suficientes? Melhorar o gerenciamento de custos? Responder de forma mais eficaz às auditorias? À perda de equipamentos e periféricos? 


Se houver incerteza, o melhor caminho é perguntar. Muitas práticas de ITAM encontram dificuldades quando o escopo é vago. Por isso, o trabalho em equipe é fundamental para criar um plano eficaz. Dessa forma, todos terão clareza sobre os principais objetivos, alinhando-os às metas gerais da organização e estabelecendo uma priorização adequada.

 

 2-Organize-se e crie um inventário dos seus ativos de TI 


É necessário ter a visão geral do que você tem até o momento. Neste sentido, faça um inventário que contemple hardware, software e licenças. Esse procedimento permitirá uma compreensão geral do que está em posse da empresa, sua localização e as responsabilidades atribuídas. 


Ao reunir informações sobre os ativos, é provável que você tenha diversos bancos de dados e planilhas contendo dados técnicos ou informações de suporte em suas ferramentas ITSM ou ITAM. Tenha a certeza de estabelecer antecipadamente um conjunto de dados comum, garantindo uniformidade na coleta de informações. 


Os elementos a serem incorporados são: 


  • Identificador exclusivo; 

  • Categoria do ativo (por exemplo, servidor, dispositivo de rede, aplicativo);

  • Número da versão; 

  • Detalhes de suporte; 

  • Detalhes do fornecedor;

  • Proprietário;

  • Relação com outros ativos e serviços, caso haja um CMDB (Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração). 


3-Inclua a estrutura com uma política clara 


Implementar um novo pode ser um desafio, especialmente quando se trata de ITAM. Por isso, faça a introdução por meio de uma política clara, eliminando espaço para confusões. Alguns elementos importantes que devem sempre ser abordados: 


  • Introdução e Propósito: Explique a importância do ITAM e como ele contribui para os objetivos organizacionais;

  • Escopo: Defina os serviços abrangidos pela prática;

  • Requisitos Regulatórios ou Legais: Garanta que a prática esteja em conformidade com regulamentações e leis pertinentes;

  • Procedimentos para Solicitações de Hardware, Software e Periféricos: Detalhe como solicitar esses recursos através da central de serviços e práticas de gerenciamento de solicitações;

  • Diretrizes de Instalação para Equipes de Suporte: Assegure que as equipes de TI estejam cientes das melhores práticas para instalação de software licenciado e aquisição de hardware adequado;

  • Manutenção: Descreva como o software é mantido e atualizado de acordo com condições de licenciamento, assim como o atendimento a hardware conforme contratos de garantia;

  • Descarte de Software ou Hardware Descontinuado: Forneça orientações para lidar com software fora de uso ou hardware inadequado;

  • Relacionamentos com Outros Processos: Estabeleça conexões com outros processos, como Gerenciamento de Incidentes e Solicitações, Gerenciamento Financeiro e Habilitação de Mudanças; 

  • Canais de Ajuda e Informações Adicionais: Indique onde os membros da equipe podem buscar assistência e obter informações adicionais.


4- Crie uma avaliação de desempenho 


Acompanhe se os ativos estão sendo empregados, identificando qualquer recurso subutilizado e explore maneiras de otimizar a aplicação dos ativos, visando aumentar a eficiência e reduzir os custos associados a equipamentos não utilizados ou obsoletos. 


Análise de forma detalhada outros resultados, como Gerenciamento de Incidentes, Problemas ou Alterações, em busca de dados que possam ser empregados para melhorar o desempenho dos ativos. É essencial definir métricas de ITAM desde o início e criar painéis específicos para manter uma visibilidade atualizada de forma contínua. 


5-Defina uma única fonte de informações  


Implemente um banco de dados centralizado para o Gerenciamento de Ativos. Desta forma, irá monitorar e gerenciar todos os ativos de TI em um local central. Essa abordagem contribui para aprimorar a visibilidade dos seus ativos e assegurar a precisão dos relatórios. 

Frequentemente, as organizações iniciam sua jornada de ITAM permitindo que cada equipe de suporte colete suas próprias informações sem o devido software ou estratégia ITAM.


Chegará um momento em que será essencial consolidar esses dados em um local centralizado. Caso contrário, as informações dos ativos acabarão dispersas em várias planilhas (quase sempre planilhas), sites do SharePoint, unidades de rede, entre outros. 

O ideal é que o seu banco de dados central esteja integrado a qualquer ferramenta ITSM existente, permitindo a vinculação dos dados ITAM a incidentes, alterações e solicitações de serviço. 


6- Dê atenção para a formação 


Garanta que os colaboradores sejam treinados nas melhores práticas, compreendendo plenamente a importância do ITAM e o papel que desempenham nesse processo. Essas práticas abrangem desde o rastreamento adequado do inventário até a gestão das licenças de software e a adequada disposição de ativos. Isso se estende também à comunidade de usuários finais. 


Certifique-se de que a base de usuários compreenda que somente os equipamentos fornecidos pelo departamento de TI devem ser utilizados no ambiente de trabalho, colaborando com a empresa para identificar e resolver rapidamente quaisquer problemas relacionados à utilização de TI não autorizada. 


7-Busque aprimoramento constante  


Promova a melhoria contínua ao monitorar e atualizar a sua estratégia. Isso assegurará sua eficácia contínua, o alcance de metas e o avanço constante em direção aos objetivos estabelecidos. 

 

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